Tenuta informatica libri sociali: i vantaggi di una piattaforma digitale innovativa

Categorie: Libri sociali
13 Luglio 2022

La digitalizzazione dei libri sociali, se correttamente effettuata, consente all’Imprenditore di adempiere agli obblighi di formazione, tenuta e conservazione dei libri sociali imposti a suo carico dalla normativa.

La soluzione proposta da eWitness consente di farlo in maniera semplice e immediata, garantendo, oltre alla corretta tenuta informatica dei libri sociali, anche la massima efficienza del relativo processo, in tutte le sue fasi: dalla formazione alla gestione, sino ad arrivare alla conservazione nel lungo periodo.

Di seguito alcuni dei tratti salienti che caratterizzano la piattaforma di eWitness di gestione e tenuta informatica dei libri sociali.

Per la tenuta informatica dei libri sociali occorre un partner nella gestione documentale

Molti sono i benefici, per l’Imprenditore, relativi alla gestione dei libri sociali apportati dall’utilizzo della Piattaforma eWitness. È bene ricordare che la Piattaforma eWitness consente non solo una gestione operativa dell’interno processo più snella ed efficiente rispetto a quella tradizionale e cartacea, ma anche il conferimento del pieno valore legale e probatorio della tenuta informatica dei libri sociali.

Tra le funzionalità operative di rilevante interesse a livello organizzativo e procedurale per l’Imprenditore vi è quella relativa al flusso di firma. La Piattaforma eWitness, infatti, consente a tutti gli attori coinvolti nella verbalizzazione di firmare il verbale e all’Imprenditore o suo delegato di sottoscrivere digitalmente ogni verbale al quale viene automaticamente apposta una marca temporale.

Tutti i vantaggi dell’integrazione con la conservazione a norma

Non da meno, la Piattaforma è direttamente integrata con il sistema di conservazione a norma di eWitness, offrendo così una soluzione completa e chiave in mani all’Imprenditore che non dovrà preoccuparsi di nulla. La Piattaforma eWitness consente di acquisire immediata evidenza della corretta procedura restituendo la ricevuta di conservazione ai diversi portatori di interesse. È importante considerare come la digitalizzazione dei processi e la conservazione siano una leva fondamentale per l’evoluzione digitale dell’operatività aziendale.

Nella tenuta informatica dei libri sociali, la sicurezza è imprescindibile per eWitness

La corretta tenuta informatica dei libri sociali non può prescindere dall’adozione delle corrette misure di sicurezza tecniche tese a garantire la riservatezza, l’integrità e la immodificabilità dei documenti informatici e dei dati (in essi contenuti o a essi associati).

eWitness, grazie alla sua pluriennale esperienza nell’ambito della gestione documentale e conservazione, è in grado di garantire un elevato livello di sicurezza, sia sotto il profilo della integrità e immodificabilità dei documenti, sia sotto il profilo della riservatezza degli stessi e del loro contenuto.

A titolo esemplificativo, la Piattaforma eWitness prevede, oltre alla segregazione dei documenti, una procedura di autenticazione a due fattori, con un sistema che permette all’utente di aggiornare periodicamente le password di accesso, la disabilitazione dell’utenza al verificarsi di determinate circostanze e, ancora, la possibilità di personalizzare la durata della sessione di lavoro.

Tutto questo consente una perfetta compliance alla normativa in materia di protezione dei dati personali, ove si consideri che la tenuta informatica dei libri sociali deve essere valutata anche sotto il profilo della corretta gestione degli aspetti relativi al trattamento dati degli interessati, come previsto dal Regolamento (UE) 679/2016 (General Data Protection Regulation – GDPR).

eWitness assicura la certezza di essere affiancati da un partner sempre aggiornato anche con riferimento all’evoluzione normativa, sia a livello italiano sia europeo,in grado di garantire la piena e costante compliance dell’impresa nel corso del tempo.