Gestione documenti aziendali: scegli un partner non solo un software

Categorie: Documento digitale
21 Giugno 2021

Normative in costante evoluzione, la necessità di essere sempre compliant, il bisogno di semplificare un ambito estremamente complesso: la gestione dei documenti aziendali è un terreno in cui certo non mancano le difficoltà per le aziende. La soluzione per non perdersi in grovigli di leggi, con il rischio di non adempiere al meglio agli obblighi con conseguenze negative, è scegliere con cura il provider cui affidarsi. Non serve però solo un semplice fornitore di servizi, ma un partner. Una realtà esperta del settore, dunque, che sia in grado di accompagnare il cliente in ogni fase della gestione dei documenti aziendali, dalla creazione alla messa in conservazione digitale, fondendo in modo armonico competenza, consulenza e tecnologia. eWitness può assicurare questi fattori, agevolando sul fronte documentale le mansioni delle imprese.

Gestione documenti aziendali, i consigli per scegliere la giusta soluzione

Sono numerosi i provider che offrono sul mercato i propri servizi per la gestione dei documenti aziendali. Tuttavia, non tutti gli strumenti proposti sono uguali, anche se a un occhio poco esperto funzioni e obiettivi delle soluzioni possono sembrare simili. Per evitare di sbagliare nella scelta del provider e della relativa soluzione, si possono considerare questi aspetti:

  • meglio affidarsi solo a chi è davvero in grado di offrire elevati requisiti di validità e sicurezza, magari contemplando la figura di un Pubblico Ufficiale nell’attuazione dei servizi digitali;
  • puntare su software che contemplino l’integrazione dei flussi tra le fasi più prettamente gestionali del documento informatico e la fase di messa in conservazione digitale in un sistema adeguato, compliance alle normative di settore;
  • scegliere una soluzione semplice, immediata e user friendly: digitalizzare la gestione dei documenti aziendali deve rendere più facili e rapidi i processi, con benefici per l’operatività quotidiana;
  • assicurarsi che il provider sia sempre in grado di offrire consulenza e supporto per districarsi in un ambito così complesso, soprattutto dal punto di vista normativo.

Considerando che la digitalizzazione dei processi rappresenta una vera rivoluzione nel lavoro e nelle varie attività delle aziende, è importante essere affiancati dal proprio provider in ogni aspetto del servizio senza dimenticare che digitalizzare significa innanzitutto semplificare.

Gestione documenti aziendali, l’importanza della conservazione digitale

Al momento di dotarsi di una soluzione adatta alla gestione dei documenti, bisogna approfondire le specificità di ogni fase del processo di gestione, dalla creazione del documento informatico alla sua condivisione e revisione fino alla messa in conservazione digitale e anche al suo scarto.

Quest’ultimo aspetto è fondamentale per garantire il valore probatorio dei documenti nel corso del tempo, quindi è importante che venga affrontato al meglio in piena aderenza alle normative nazionali e internazionali. È quindi necessario scegliere una soluzione informatica che sia in grado di coordinare tutte le fasi della gestione, integrando il Sistema di Conservazione digitale con gli altri processi in modo sicuro.

Sicurezza e semplificazione nella gestione dei documenti aziendali con eWitness

eWitness per assicurare il massimo livello di semplificazione consente di implementare il proprio Sistema di Conservazione sia in modo nativo, per la conservazione di lungo periodo, sia in aggiunta a ulteriori processi. Anche la sicurezza è una priorità: i documenti vengono trasferiti al Sistema di Conservazione attraverso un canale sicuro sviluppato proprio da eWitness, per proteggere i file e garantire velocità e comodità all’azienda cliente.

La soluzione di eWitness per la gestione dei documenti aziendali offre flessibilità, sicurezza e affidabilità a chi se ne serve. Il Sistema di Conservazione di eWitness ruota attorno alla figura del Notaio: tutte le operazioni di versamento nel sistema vengono certificate attraverso l’individuazione del codice Hash del documento e la generazione di log, che ogni giorno vengono sottoscritti dal Notaio. Il Pubblico Ufficiale, infatti, quotidianamente appone la propria firma digitale sul registro di tutte le azioni compiute, attestando che un certo atto, contratto o fattura esiste in quella precisa data.

Gestione dei documenti aziendali, compliance assicurata con eWitness

La figura del Notaio come fulcro dell’intero Sistema di Conservazione, e dunque dei servizi digitali di eWitness conferisce un’ulteriore garanzia di affidabilità della soluzione, in particolare in termini di adeguamento alle normative. Del resto, con eWitness non ci saranno mai problemi nel rispettare alla perfezione le regole. eWitness, infatti, è una realtà internazionale, nata in Lussemburgo e con ramificazioni in Italia e a Malta. Considerando l’esperienza transnazionale quasi ventennale, è facile capire come l’attenzione agli aspetti di compliance che travalicano i confini nazionali sia sempre alta.

Scegliere eWitness come partner significa avere la certezza di essere affiancati nel corso del tempo da un provider sempre aggiornato sulle modifiche legislative italiane ed europee, capace di assicurare la piena compliance delle aziende clienti anche in futuro.

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