Come governare il flusso approvazione documenti

Categorie: Documento digitale
24 Maggio 2021

L’ottimizzazione del flusso di approvazione dei documenti informatici è possibile grazie all’adozione di una piattaforma web che permetta la completa digitalizzazione del processo e la sua gestione da remoto. In questo modo, attraverso l’utilizzo di un’infrastruttura sicura e affidabile, oltre che all’implementazione di strumenti previsti dalla normativa, come firma digitale e conservazione digitale, è possibile avere certezze in merito all’autenticità e al mantenimento del valore probatorio del documento informatico che si sta trattando. Il tutto avendo sempre la certezza dell’originalità del documento e contezza delle transazioni avvenute. Una condizione, dunque, che porta a rivoluzionare l’operatività aziendale, incrementando il livello di semplificazione e di sicurezza nelle proprie attività con benefici per il proprio business.

Flusso approvazione documenti, perché bisogna digitalizzare

La gestione da remoto del flusso di approvazione dei documenti informatici deve poter essere svolta in modo semplice e sicuro. Non si devono verificare intoppi né devono sorgere dubbi o preoccupazioni riguardo alla compliance normativa delle varie fasi legate al documento informatico, dalla sua creazione alla condivisione e alle modifiche fino al versamento in conservazione digitale. Questi aspetti sono particolarmente rilevanti in un contesto di smart working, del resto l’emergenza sanitaria legata all’epidemia di coronavirus ha messo in luce la necessità di ricorrere al digitale per garantire la continuità operativa. Ma non solo: digitalizzare il flusso di approvazione dei documenti significa gestire con maggiore flessibilità i propri incarichi, risolvere le emergenze in modo rapido, dare veloci riscontri a clienti e fornitori, con un notevole risparmio di tempo e di risorse.

Perché ciò sia possibile, è necessario adottare una piattaforma digitale che possa portare attraverso il suo utilizzo a una generale semplificazione delle attività e che garantisca il pieno adeguamento alle normative in materia di gestione dei documenti informatici. Il fulcro del processo è rappresentato dall’utilizzo della firma digitale, che consente la sottoscrizione dei documenti a distanza garantendo la loro autenticità e il loro valore probatorio. Questo sarà mantenuto indipendentemente dalla scadenza del certificato della firma stessa in quanto il documento informatico una volta sottoscritto sarà trasferito in un idoneo Sistema di Conservazione digitale, che rende perpetuo tale valore.

Firma di approvazione, un esempio pratico

I metodi tradizionali di gestione della firma di approvazione di un documento recano alcuni fronti critici che rischiano di allungare l’iter di sottoscrizione e convalida di documenti e pratiche. Pensiamo, per fare un esempio concreto, al caso in cui sia assolutamente necessaria la firma dell’amministratore delegato di un’azienda per formalizzare un contratto di natura strategica per l’impresa stessa e un proprio fornitore, ma che il manager non si trovi in sede o abbia un’agenda estremamente fitta di scadenze e altre priorità. Un processo tradizionale richiederebbe numerosi tentativi di contatto, la necessità di stampare il documento e sottoscriverlo a mano per poi magari scannerizzarlo o inviarlo. Con un sistema integrato invece, una notifica potrebbe avvisare il CEO di un documento in attesa della sua firma di approvazione, che potrebbe essere apposta in via digitale con pieno valore legale. In pochi istanti, il documento sarebbe sottoscritto e la continuità operativa verrebbe così preservata.

Workflow, gestione documentale e digitalizzazione del flusso di valore

In generale, va evidenziato che la ridefinizione in chiave innovativa dei processi in un’azienda ha un impatto positivo se attuata con la collaborazione di esperti in grado di mettere in campo competenze specifiche. Ogni processo è a sé e richiede l’utilizzo di tecnologie e metodologie di reingegnerizzazioni differenti. Per la digitalizzazione del flusso di valore, per esempio, prettamente attinente all’ambito industriale, è importante considerare l’interconnessione tra i macchinari e l’utilizzo strategico dei dati, mentre il workflow in un’azienda di servizi può essere semplificato adottando modelli di Business Process Management. In quest’ultimo contesto, la gestione documentale in via digitale, contemplando anche l’integrazione di una soluzione di firma digitale, snellisce e ottimizza il lavoro, migliorando l’efficienza. Ne consegue che la governance di questi processi fornisce una leva per incrementare la qualità delle performance, rendendo più competitiva la realtà in cui tali paradigmi vengono implementati.

Flusso approvazione documenti, l’importanza della sicurezza

La sicurezza è uno dei requisiti fondamentali da valutare nell’adozione di una piattaforma che consenta la gestione digitale del flusso di approvazione dei documenti. È importante quindi affidarsi a un fornitore esperto che vanti una solida presenza sul mercato, meglio ancora se dispone di una conoscenza in ambito legale per garantire i più elevati livelli di compliance alla normativa, offrendo magari anche la possibilità di richiedere a un Pubblico Ufficiale (come un Notaio), la validazione delle sottoscrizioni attuate sui documenti gestiti. Un approccio di questo genere permette anche di avere la certezza che quanto si sta leggendo o firmando corrisponda al documento condiviso tra le parti, ulteriormente se la piattaforma dispone anche di un sistema di verifica automatica della corrispondenza del documento a quanto condiviso tra le parti.

Per garantire la sicurezza è necessario anche che la piattaforma disponga di diversi livelli di autorizzazione, per regolare gli accessi, magari combinandosi con i sistemi di autenticazione di cui già si dispone in azienda. Molto utile la funzione di gestire direttamente sulla piattaforma l’individuazione delle persone autorizzate all’accesso, di modo che queste possano ricevere notifiche in caso di inserimento nel sistema di un documento di cui occuparsi.  

Come semplificare il flusso di approvazione dei documenti

La sicurezza deve essere abbinata alla semplicità di gestione delle procedure, per evitare che la piattaforma risulti troppo complessa da utilizzare con il rischio di errori. In quest’ottica, l’integrazione tra le diverse fasi del flusso di approvazione dei documenti è un aspetto fondamentale. Perché questo sia possibile, la piattaforma deve garantire un alto livello di automatizzazione delle procedure. Per esempio, deve essere in grado di versare in automatico nel Sistema di Conservazione digitale il documento informatico sottoscritto.

Inoltre, è utile che uno strumento di questo genere permetta comode funzioni come la condivisione, il download di un documento, la sua lettura, la possibilità di approvarlo in via telematica grazie alla firma digitale, la quale potrà essere verificata autonomamente dagli autorizzati. La piattaforma deve inoltre consentire di tener traccia di ogni modifica e di ogni azione degli attori coinvolti. A questo pro, è utile che disponga della possibilità di scaricare i log e di consultare le diverse versioni del documento.

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